1. 已訂定之內部控制制度,面對營運上之調整,不可能即時因應修正

許多公司未及時因應環境的改變檢討內部控制制度。內部控制制度並非一旦經過初次的設計、建立後便可高枕無憂,不論是內在外在環境的改變都會使現有的內部控制制度出現瑕疵,所以隨時檢討並且調整公司現有的內部控制也是不可輕忽的一環。

許多上市櫃公司的內部控制制度是為了配合公開發行或是上市櫃申請而設計,在達到公司的目的之後可能就因為人力成本問題或是管理階層對內控的重視程度使內部控制制度無法及時更新,縱使書面控制制度部分有依照法規加以修改,可能在實際流程上仍未配合改善,致使書面內部控制制度流程與實際運作流程不符1

內部控制制度如果沒有跟著環境條件的改變而作出應變,將會帶來很多的衍生的問題,讀者們光是看了這兩行文字可能無法體會,但是如果以生活當中常會碰到的例子來做說明的話,比較能夠讓人心領神會。

最近一年來由於美國的次級房貸風暴造成全球的金融衰退,經濟不景氣使的各行各業的生意都更難生存,為了要生存下去許多企業都必須改變其賴以維生的銷售模式以及授信條件來對抗大環境的不景氣。在舉例之前先解釋一下銷售模式及授信條件:

銷售模式可以大概分成兩種,B2B(business to business)與B2C(business to customer),前者是指公司行號間的生意往來,後者則是指公司行號與一般消費者的交易模式。舉例來說,一家製造商用車種的公司如巴士或是貨櫃車,其出貨的主要對象是客運公司或物流公司,而再由客運公司及物流公司提供服務給消費者,這就是B2B的商業模式。B2C則是企業直接與顧客作生意的模式,比如說賣轎車給一般消費者的車商。B2B與B2c的最大差別在於兩者著重的發展策略並不相同,前者著重企業間網路的建立與供應鏈體系之穩固;後者則必須倚靠規模經濟,吸引購買、降低售價來增加利潤,發展策略大不相同。

授信條件是一種風險控制的手段,是根據交易往來對象的信用情況來決定交易相關細節必須如何訂定。商業交易當中付款期間(payment term)與授信總額是最常見的兩種授信條件。

假如我口渴想要喝點東西,到我家樓下的便利商店買一瓶可樂,我跟櫃台的店員銀貨兩訖(一手交錢,一手交貨),沒有付款期間的問題。但是在企業間往來的情況則往往不是如此,通常買家會要求賣家有先出貨的義務,而為了增加訂單的數量賣方也只好忍氣吞聲,出完貨後過了一段時間才結清貨款,在出貨後到買方真正付清或款之間的時間就是所謂的付款期間2

授信總額則是賣方的生產線在特定的時間內可以接受買方多少額度的訂單,雖然說賣方通常希望可以將產能發揮到極致,訂單當然是越多越好,但是有時候還是必須考量交易往來對象的財力與信用,試想,如果一家資本額兩百萬、信用狀況不良的公司在短時間內提出高達一億元貨款的訂單而且還要求出貨兩個月再付款,這個生意可能就不會有人要做3

例子1,台灣的A車廠專門生產私家轎車,交易往來對象都是租車公司,專門銷售其所製造的汽車給這些租車工司。無奈景氣寒冬的降臨,大部分的合作對象不是關門大吉就是轉往海外發展,經過考慮A車廠決定要由B2B轉型成B2C的銷售模式,銷售模式一旦改變授信條件也必須會跟著改變,以前出貨給租車公司是有兩個月的付款期間,賣車給一般消費者則是付現或是由銀行貸款給消費者,相關的內部控制作業就必須跟著改變,但是負責內部控制作業的內部稽核人員並不一定即時了解此變革,其沿用B2B的銷售模式將會導致貨款無法立刻收到。

例子2,B車商本來從事的就是B2C的銷售模式,但是由於經濟不景氣不僅轎車買氣下降,銀行也緊縮銀根嚴格限制銀行的貸款業務,使得本來靠付現或是向銀行貸款買車客人人數大幅下降,連帶影響B車商的生計。車商為了生存只好祭出優惠方案,一台80萬的車只要付頭期款3萬元,剩餘77萬的金額以零利率分期付款每個月一萬元的方式來清償,附上77萬元的本票以及信用卡扣款授權書就可以將新車開回家。如此一來,B車商的銷售模式與授信條件都與本來不同,內部稽核人員就必須要去追蹤該買車顧客的信用情況是否良好,有無破產情況或是退票紀錄,若有則不能使用此優惠專案,除非他有張仲謀、郭台銘等級的保證人,否則貨款一定收不到,這就是授信條件的控制。但是要做出這樣的追蹤作業的前提也是:內部稽核人員即時得知此優惠專案之推出而作出應變,否則一樣會有元有內控制度與現行銷售模式脫軌的情形發生。

1. 參梁華玲,會計師審查公開發行公司內部控制制度之研究,國立台灣大學管理學院碩士在職專班會計與管理決策組碩士論文,民國97年7月,頁6。
2. 比如說買賣雙方約定買受人必須在出賣人出貨後兩個月付款,若賣方於1月1號出貨,買方必須在3月1號付款。
3. 除非對方願意付現、提供擔保品或保證人。當然付現就不會有付款期間的問題,只是授信總額的限制就會解除。

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